Sprint Hedefi: Ticket Listesi Değil, Tek Cümle

Sahadan: 8 Ekim ve yanlış atılan madde

Sprint 9, 29 Eylül ile 10 Ekim arasıydı. Altı kişilik ekip, dokuz madde. Dördü aynı işe aitti: yeni müşterinin uygulamadan ilk para yatırmasını sağlayan akış. Banka dönüşü entegrasyonu, yatırma ekranı, hata mesajları ve ilk yatırma sonrası yönlendirme. Kalan beşi birbirinden bağımsızdı: ekstre PDF’inde bir font düzeltmesi, admin paneline filtre, izleme listesinde sıralama, log temizliği ve bir kütüphane yükseltmesi.

Pazarlama 13 Ekim Pazartesi bir kampanya başlatacaktı: “Hesabını aç, ilk yatırmanda komisyonsuz işlem.” PO bunu biliyordu. Liste bilmiyordu.

8 Ekim’de tablo şuydu. Mehmet’in bir buçuk günü canlıdaki bir ekstre hatasına gitmişti. Banka dönüşü entegrasyonu da tahminden iki gün uzun çıkmıştı. Açık yaklaşık dört adam-gündü. Tartışma üç yöne dağıldı. Herkes kendi maddesini savundu. “Ben yarısını yaptım” cümlesi iki kez söylendi. Sonunda en kolay aritmetik kazandı: açığı tek başına kapatacak kadar büyük olan maddeyi at. O madde “ilk yatırma sonrası yönlendirme” idi, üç adam-gün. Yeni müşteriye “şimdi para yatır” diyen ve onu yatırma ekranına götüren adımdı. PO da onayladı; kampanya tarihi onun aklındaydı ama o an listeyle birleşmedi.

Sprint dokuz maddeden yedisiyle kapandı. Review’da alkış bile aldık. Kampanyanın ilk üç gününde, eksik adım canlıya çıkana kadar, 1.240 yeni hesap açıldı. Bunların 310’u ilk para yatırmayı uygulamadan yaptı, yani %25. Çağrı merkezine “parayı nereye yatıracağım?” diye 380 çağrı geldi. Akış oradaydı, ama kimse onu bulamıyordu.

Hedefi ben yazmıştım. Jira’da sprint hedefi alanı zorunluydu, planning bittikten sonra bir şey yazmak gerekiyordu, ben de “Sprint 9 kapsamını tamamlamak” yazdım. O cümle kararı kimseye bırakmıyordu. Karar da en yüksek sese kaldı.

Hedef ne işe yarıyor: kapsam kararının sahibi

Scrum Kılavuzu hedefi sprintin tek amacı olarak tanımlar ve hemen ardından kritik cümleyi kurar: iş beklenenden farklı çıkarsa geliştiriciler, PO ile birlikte sprint backlog’unun kapsamını hedefi bozmadan yeniden pazarlık eder. Yani hedef sabittir, kapsam değişir. Hedef listenin kendisi olunca değişecek bir şey kalmaz. Her sprint liste bozulur ve hangi parçasının bozulacağına o anki odadaki dinamik karar verir.

Hedef yokken kararı kimin verdiğine sonradan dönüp baktım. Dört aday var ve 8 Ekim’de ilk üçü aynı anda masadaydı:

Dördüncü satır en masum görünenidir, ama o da sorunu çözmez. Karar her seferinde PO’dan çıkıyorsa ekip her sığmama anında bekler. Hedef cümlesinin işi, bu kararı sprint başında bir kez vermek ve herkesin cebine koymaktır.

İyi hedef cümlesi nasıl olur

Dört koşul kullanıyorum. Biri eksikse cümleyi yeniden yazıyoruz:

• Tek cümle. İçinde “ve” geçiyorsa büyük ihtimalle iki hedef var. İki hedef, sığmama anında yine seçim yaptırır.
• Sonuç anlatır, iş değil. “Şu ekranı yapmak” değil, “şu kişi şunu yapabilsin.”
• Evet/hayır ile doğrulanır. Sprint sonunda “tuttu mu?” sorusu tartışma değil, bakma işi olmalı.
• Listenin çekirdeğini kapsar, tamamını değil. Hedefe hizmet etmeyen maddeler de sprintte olabilir. Onların adı esnektir.

Yazdığın cümleyi tek bir testten geçir. Buna içimden “8 Ekim testi” diyorum: sprintin sekizinci günü iki maddelik iş sığmıyor. Bu cümleye bakarak hangisini atacağını bir dakikada söyleyebiliyor musun? Söyleyemiyorsan cümle hedef değil.

Hedef listenin tamamı değil, çekirdeği

Sprint 10’dan itibaren planning’de her maddenin yanına bir harf koyuyoruz: H (hedefe hizmet ediyor) ya da E (esnek). Esnekler de kendi aralarında sıralı; sığmama anında sondan başa doğru giderler.

Oran için kuralımız: hedef maddeleri taahhüt edilebilir kapasitenin yaklaşık %60’ı. Sprint Planning yazısındaki hesapla 33 adam-gün taahhüt ediyorsak yaklaşık 20’si hedefe, 13’ü esneğe gidiyor. Neden %100 değil? Hedef listenin tamamıysa atılacak esnek bir şey kalmaz ve 8 Ekim’e geri dönersin. Neden %30 değil? O zaman hedef sprintin küçük bir köşesi olur ve kimse onu ciddiye almaz.

HEDEF: Yeni musteri ilk para yatirmayi, cagri merkezini
       aramadan, uygulamadan yapabilsin.
DOGRULAMA: kampanya hesaplarinda uygulamadan ilk yatirma
           orani iki hafta icinde en az %50

H1  Ilk yatirma sonrasi yonlendirme          3 adam-gun
H2  Banka donusunde anlasilir hata mesaji     4
H3  Yatirma ekraninda IBAN kopyalama          2
H4  Hesap acilis sonu "ilk yatirma" karti     5
H5  Cagri merkezi icin yatirma durum ekrani   6
                                   hedef = 20
E1  Izleme listesi siralamasi                 3
E2  Ekstre PDF font duzeltmesi                2
E3  Admin paneli filtre                       4
E4  Kutuphane yukseltmesi                     4
                                   esnek = 13
                                  toplam = 33

Hedefi kim yazar? Eskiden ben, planning bittikten sonra, Jira alanı dolsun diye. Şimdi PO planning’e bir öneriyle geliyor: “Bu sprint şunu istiyorum, çünkü 13 Ekim’de kampanya var.” Cümle maddelerden önce konuşuluyor. Ekip madde seçerken cümleyi daraltıyor ya da genişletiyor. Kılavuz da bunu söyler: hedef, bütün Scrum ekibinin ortak işidir. Tek kişinin yazdığı hedef, o kişinin hedefi olarak kalır.

H1 kampanya yüzünden haftalık sürümü beklemedi; Sprint 10’un üçüncü günü ara sürümle canlıya çıktı. Kampanyanın ikinci haftasında uygulamadan ilk yatırma oranı %57 oldu. Doğrulama satırı tuttu. Sprint dokuz maddeden sekiziyle kapandı; kalan E4 idi.

Sprint ortasında bir şey sığmayınca

Artık karar sırası baştan belli:

1. Önce esnekler gider, sondan başa. Tartışma yok, sıra planning’de konuşuldu.
2. Esnekler yetmiyorsa hedef maddesini incelt. Hedefi hâlâ karşılayan en ince hâli ne? “Durum ekranı altı adım göstersin” yerine “üç adım göstersin.”
3. Hedefin kendisi anlamsızlaştıysa bu artık kapsam kararı değil. PO’nun sprinti iptal etme kararıdır. Bunun karar sırasını Agile Olmak yazısında anlattım, burada tekrar etmiyorum.

Kararın yeri de değişti. Altı kişinin 40 dakikası değil; daily’den hemen sonra PO ve işi yapan iki üç kişi, on dakika.

Sprint 11 bunun ilk gerçek testi oldu. 27 Ekim ile 7 Kasım arasıydı; 29 Ekim tatilini kapasiteden baştan düşmüştük. Hedef: “Para çekme talebi sahibi, talebinin hangi adımda olduğunu uygulamada görebilsin.” 3 Kasım’da Ayşe iki günlük hastalık iznine çıktı, aynı gün canlıdaki bir bildirim hatası bir adam-gün aldı. Açık yaklaşık üç adam-gündü. 4 Kasım sabahı daily’den sonra karar altı dakika sürdü: E4 (yine kütüphane yükseltmesi) ve E3 (admin raporuna yeni sütun) çıktı. Sprint yine dokuzda yediyle kapandı. Beş hedef maddesinin beşi bitti.

Daily’de hedefe dönmek

Daily yazısında toplantının tek sorusunu yazmıştım: hedefe ulaşma yolunda mıyız? Soru doğru, ama 8 Ekim’de sorulacak bir hedef yoktu. Hedef cümlesi olunca daily’ye üç küçük şey ekledik:

• Cümle tahtanın en üstünde. Ekran paylaşılınca ilk görülen satır o. Kimse ezberlemek zorunda kalmıyor, ama herkes her sabah bir kez okuyor.
• Sağdan sola yürürken önce H maddeleri. Aynı sütunda bir H ve bir E varsa önce H konuşuluyor.
• Son 30 saniye: hedefe güven, 1’den 5’e. Herkes parmakla gösteriyor. Biri 3 ya da altını gösterirse konu otoparka gidiyor, PO ile on dakika.

Sprint 11’de 3 Kasım daily’sinde iki kişi 2 gösterdi. Karar ertesi sabah geldi, çünkü canlıdaki hatanın boyu o gün öğle saatinde netleşti. Sprint 9’da aynı kötü haberi sekizinci günün 16:40’ında öğrenmiştik. Sprint 11’de altıncı günün sabahında öğrendik.

Nasıl bozuluyor

Hedef cümlesi yazmak kolay, onu canlı tutmak zor. Bizde ve konuştuğum ekiplerde gördüğüm bozulmalar şunlar:

Sonuncusu en sinsisi. Hedef tutmayacak gibi görünce cümleyi yumuşatmak cazip gelir: “görebilsin” yerine “altyapısı hazır olsun.” Böyle yapınca hedef her sprint tutar ve hiçbir şey söylemez. Hedef tutmadıysa tutmadığını söyle. Tutmayan hedef bilgidir; sessizce değişen hedef gürültüdür.

Ne izlemeli?

• Hedef tutma oranı. Son altı sprintte kaçında “evet” dedik? Her zaman evetse hedefler fazla kolay; yarısından azsa kapasite hesabı bozuk.
• Sığmama kararının süresi. Bizde 40 dakikadan 6 dakikaya indi. Tekrar uzarsa hedef cümlesi yine belirsizleşmiş demektir.
• Ertelenen esnekler. Kütüphane yükseltmesi iki sprint üst üste atıldı. Üçüncü kez atılan esnek madde ya bir sonraki sprintin hedef maddesi olur ya da backlog’a geri döner. Sonsuza kadar esnek kalamaz.

Kontrol listesi

Sonuç

8 Ekim’de 40 dakika tartıştık, çünkü cevap hiçbir yere yazılmamıştı. Kampanya tarihi PO’nun aklındaydı, maddeler Jira’daydı, ikisini birleştiren cümle yoktu. Sonuç 380 çağrı ve %25’te kalan bir oran oldu.

Sprint hedefi bir motivasyon sloganı değil. Sprint ortasında, yorgun bir Çarşamba öğleden sonrasında, kimsenin tartışmak istemediği kararı önceden vermenin yolu. Cümleyi planning’de yazarsın ki kararı 16:40’ta yazmak zorunda kalmayasın.