WIP Limiti: Kısıtlama Değil, Akış Ayarı

WIP limiti ne işe yarıyor?

WIP, work in progress: başlanmış ama bitmemiş iş. WIP limiti, ekibin aynı anda açık tutabileceği iş sayısına konan üst sınır. Agile Olmak yazısında çoğu ekibin Kanban’dan WIP limitini ödünç aldığını tek cümleyle geçmiştim. Bu yazı o tek cümlenin sahadaki hâli.

Kâğıt üzerinde basit bir kural gibi duruyor: “Aynı anda en fazla dört iş.” İlk duyduğunda insanın aklına gelen şey de kısıtlama oluyor: “Boşta kalırsam ne yapacağım?” Bu soru yanlış yerden bakıyor. WIP limiti insanları değil, işleri yönetir. Amacı herkesi meşgul tutmak değil, başlanan işin bitmesini sağlamak.

Bizim tahtadaki 9 kartın hiçbiri tembellik yüzünden açık değildi. Ahmet ödeme ekranındaki işini review’a atmış, beklerken yeni bir kart çekmişti. Mehmet’in kartı müşterinin test ortamını bekliyordu, o da yeni bir kart çekmişti. Ayşe iki review isteğine bakmak yerine kendi işine devam ediyordu, çünkü onun da bitmesi gereken bir işi vardı. Herkes mantıklı davranıyordu ve toplamda ortaya mantıksız bir tablo çıkıyordu.

Little’s Law: önce formülsüz

Bir bankada tek gişe var. Gişe günde 8 kişiyi alabiliyor. İçeride 40 kişi bekliyor. Kapıdan yeni giren biri kaç gün bekler? 40 / 8 = 5 gün. Gişe memurunun ne kadar çalışkan olduğunun bir önemi yok. Bekleme süresini içerideki kalabalık ve gişenin hızı belirliyor.

Yazılım ekibi de aynı şekilde çalışır. Tahtadaki açık kartlar içerideki kalabalıktır, ekibin günde bitirdiği iş gişenin hızıdır. Yeni başlanan bir kart, önündeki açık işler bitene kadar ekibin dikkatini onlarla paylaşır. Kalabalık büyüdükçe her kart daha uzun yaşar.

Sonra formüllü

John Little’ın 1961’de ispatladığı ilişki şu: kararlı bir sistemde ortalama bekleme süresi, ortalama açık iş sayısının birim zamanda biten iş sayısına bölümüdür. Bizim rakamlarımızla:

# Ortalama cycle time = ortalama acik is (WIP) / gunde biten is (throughput)

# Ekim basi (Sprint 9), limit yok
# 10 is gununde 8 kart bitti -> gunde 0,8 kart
9 acik kart / 0,8 kart/gun = 11,25 gun

# Kasim sonu (Sprint 13), akis limiti 4
# 10 is gununde 9 kart bitti -> gunde 0,9 kart
4 acik kart / 0,9 kart/gun =  4,4 gun

# Olculen ("Devam"dan "Bitti"ye, ortalama)
# once: 10,8 gun    sonra: 4,5 gun   -> formul kabaca tutuyor

İlk satırın söylediği şey beni rahatsız etti: yeni başlayan bir kart ortalama 11 günde bitiyordu. Sprint 10 iş günüydü. Yani sprint’in ilk günü başlanan ortalama bir kart bile sprint içinde bitmiyordu. “Neden hep taşıyoruz?” sorusunun cevabı tahmin kalitesinde değil, bu bölme işlemindeydi.

Formülün iki kolu var: throughput’u artırmak ya da WIP’i düşürmek. Throughput’u artırmak zor ve yavaş; insan eklemek, araç değiştirmek, beceri geliştirmek gerekiyor. WIP’i düşürmek ise yarın sabah yapılabilir. Üstelik WIP düşünce throughput da genelde artar, çünkü bağlam değiştirme ve bekleme azalır. Bizde 0,8’den 0,9’a çıktı; küçük ama doğru yönde.

Bir uyarı: Little’s Law ortalamalar hakkında konuşur. Tek bir kartın ne zaman biteceğini söylemez. Bir de kararlı sistem ister: sprint ortasında iş sayısı hızla büyüyorsa ya da ekip yarıya iniyorsa rakamlar kayar. Bizim ölçtüğümüz 10,8 gün ile formülün verdiği 11,25 gün arasındaki fark da bundan.

Nasıl olmalı?

1. Limiti akışın tamamına koy

Bir kart “Devam ediyor”dan çıkıp “Review”a girdiğinde bitmiş olmaz. Review’da ve testte bekleyen kart da açık iştir. Limit yalnızca bir sütuna konursa iş bir sonraki sütuna kayar ve orada birikir. Bizim limitimiz “Devam + Review + Test” toplamına konuyor.

2. Bloke kartı gizleme, ayrı say

Dış bir bağımlılığı bekleyen kart gerçekten bekliyor olabilir. Onu limitten tamamen düşürürsen herkes kartını “bloke” işaretlemeyi öğrenir. Bizim kuralımız: bloke kart limite sayılır, ama bloke olduğu gün daily’de adı ve engeli konuşulur. İki günden uzun bloke kalan kartın engelini kaldırmak o günün ilk işidir.

3. Limit dolunca: sağa bak

Bu, kuralın asıl kısmı. Limit doluysa ve elin boşaldıysa yeni kart çekmezsin. Tahtaya sağdan bakarsın, tıpkı Daily Standup yazısındaki yürüyüş gibi:

• Test sütununda bekleyen var mı? Test senaryosunu birlikte koşarsın.
• Review bekleyen PR var mı? Onu incelersin.
• Takılmış bir kart var mı? Sahibine eş olursun.
• Bloke kart var mı? Engeli kaldırmak için telefonu sen açarsın.

Bunların hiçbiri yoksa ve limit yine de doluysa, limit fazla sıkıdır. Bu durumda sessizce yeni kart açmazsın; bir sonraki retroda sayıyı konuşursun.

4. Kart küçük olmalı

Dört kartlık limit, kartlar bir haftalıksa işe yaramaz; ekip bütün sprint’i dört kartla geçirir. Bizim tahtadaki kartlar story; çoğu iki üç günlük iş ve her biri Epic, Story, Task yazısındaki gibi bir günü geçmeyen task’lara bölünüyor. Küçük kart akar, büyük kart tıkar.

Sahadan: üç denemede dört

7 Ekim, Sprint 9’un yedinci günüydü. Ertesi gün Sprint Hedefi yazısındaki 40 dakikalık tartışmayı yaşadık. Sprint 11 kartla başlamış (dokuzu yeni, ikisi bir önceki sprint’ten taşan), 8 kartla bitmişti. Retroda “tahminlerimiz kötü” cümlesi yine geldi. Bu sefer tahmine değil, açık iş sayısına baktık. Sonraki dört sprint’te üç farklı limit denedik.

Birinci deneme: “Devam ediyor”a 5

Hata benimdi. Limiti yalnızca “Devam ediyor” sütununa koydum ve sayıyı “geliştirici başına bir iş” diye 5 seçtim. Beş geliştirici, bir QA; mantıklı göründü. Sprint sonunda tablo değişmemişti. Kartlar “Devam”dan hızla çıkıyordu, çünkü limit oradaydı. Ama “Review” sütununda 4 kart birikmişti. Toplam açık iş yine 9 civarıydı. Sorunu bir sütundan diğerine taşımıştım.

İkinci deneme: akışa 3

Bu sefer limiti üç sütunun toplamına koydum ve cesur olmak için 3 seçtim. Tahta ilk kez temiz göründü. Sprint sonunda cycle time 3,3 güne inmişti. Kutlamaya hazırlanırken retroda Ahmet şunu söyledi: “Limit doluyken müşteriden iki acil iş geldi, ben tahtaya koymadan yaptım.” Mehmet ve Ayşe’nin de benzer hikâyeleri vardı. Saydık: beş iş tahtaya hiç girmemişti.

Yani tahtadaki WIP 3’tü, gerçek WIP 8. Limit o kadar sıkıydı ki insanlar kuralı çiğnemek yerine görünmez olmayı seçmişti. Bu, limitin yok olmasından daha kötüydü: artık rakamlar yalan söylüyordu. Ayrıca iki kart müşterinin test ortamını beklerken üç kişi yarım gün boş kalmıştı ve yardım edebilecekleri bir kart da yoktu.

Üçüncü deneme: akışa 4, tek kural

Limiti 4’e çıkardık ve tek bir kural ekledik: tahtada olmayan iş yapılmaz. Acil bir iş geldiyse kartı açılır, limit bir kişilik aşılır ve bu daily’de söylenir. Gizli iş sıfıra indi, çünkü artık saklamanın bir getirisi yoktu.

Tablonun en önemli satırı 27 Ekim–7 Kasım. Cycle time en iyi değerindeydi ve dönem en kötü dönemdi. O sprint’te tek başına cycle time’a baksaydım başarı ilan ederdim. Tahtaya girmeyen iş sütununu o retrodan sonra ekledim ve hâlâ ilk baktığım sütun.

Son iki satırdaki 5,1 ve 4,5 gün, Little’s Law’un verdiği 5,0 ve 4,4 gün ile uyumlu. Aradaki fark iki sprint’te de 0,1 gün. Formül tahtaya uymaya başladı, çünkü tahta artık gerçeği gösteriyordu. Bir not: bu ölçümlerde “Bitti” henüz test ortamında doğrulanmış demekti. Aralık’ta Definition of Done’a canlı katmanı girdiğinden beri aynı saat daha geç duruyor; o dönemin sayıları bu tabloyla karşılaştırılmaz.

Nasıl bozuluyor?

Ne izlemeli?

• Açık iş sayısı, her gün aynı saatte. Ortalamayı bununla alırsın.
• Günde biten iş (throughput). Sprint başına değil, gün başına; Little’s Law buna ihtiyaç duyar.
• Cycle time. Kartın ilk “Devam”a girdiği andan “Bitti”ye kadar.
• Bloke kalma süresi. İki günü geçen bloke kart sayısı.
• Tahtaya girmeyen iş. Retroda tek bir soruyla: “Bu sprint kartsız ne yaptın?”

Kontrol listesi

Sonuç

7 Ekim sabahı tahtada 9 kart vardı ve herkes çalışıyordu. Sorun emek değildi; açık iş sayısıydı. Tek bir bölme işlemi, sprint’lerin neden hep taştığını bütün tahmin tartışmalarından daha iyi açıkladı.

İlk iki denemede yanlış yeri ve yanlış sayıyı seçtim. Birincisi sorunu bir sütun sağa itti, ikincisi işi tahtanın dışına sürdü. Doğru limit, ekibin kuralı çiğnemeden uyabileceği en düşük sayıydı.

WIP limiti ekibi yavaşlatmaz. Başlamayı yavaşlatır, bitirmeyi hızlandırır.