Ana sayfa → Ekip Yönetimi
Bire Birler: Statü Toplantısı Değil, Erken Uyarı Sistemi
“Nasıl gidiyor?” — “İyi.” “Bir sıkıntı var mı?” — “Yok, iyiyiz.” Toplantı 30 dakikaydı, 11 dakikada bitti. İkimiz de rahatladık. Asıl problem tam olarak o rahatlama.
- Bire bir bir statü toplantısı değil. İşin durumu zaten panoda; onun için ayrı 30 dakika harcamak israf.
- Gündem çalışanın. Konuşmanın en fazla üçte birini sen konuşuyorsan oran doğru.
- “Nasıl gidiyor?” hep “iyi” getirir. Soru daralmadan cevap da gelmiyor.
- İptal etme, ertele. İki iptal, “bu toplantı önemsiz” demenin en net yolu.
Erken uyarı sistemi ne demek
Bir yazılım ekibinde kötü haberler nadiren aniden gelir. Aylarca birikir, sonra bir Salı sabahı istifa mektubu olarak masaya düşer. O mektuptan önce genelde onlarca sinyal vardır: tartışmalara girmemeye başlamak, PR yorumlarının kısalması, “bana fark etmez” cümlesinin sıklaşması.
Bire bir bu sinyalleri toplamak için var. Haftada 30 dakika, düzenli, iptal edilmeyen bir kanal. Ölçüsü de basit: kötü haberi kaç gün gecikmeyle duyuyorsun? Aylar sonra duyuyorsan bire birlerin çalışmıyordur — takvimde görünüyor olmaları hiçbir şeyi değiştirmez.
Neden herkes “iyi” diyor
Çünkü “nasıl gidiyor” sorusunun maliyeti sıfır. Kapalı, geniş ve nazik bir soru; cevabı da nazik oluyor. Üstelik karşındaki insan bir hesap yapıyor: “Şikâyet edersem şikâyetçi biri olarak mı görülürüm?” Bu hesabı yaptığı sürece cevap hep aynı gelir.
Soruyu daraltınca iş değişiyor. Dar soru, cevabı düşünmeyi gerektirir; düşünen insan gerçek şeyler söyler.
- Nasıl gidiyor?
- Bir sıkıntı var mı?
- Mutlu musun?
- Yardıma ihtiyacın var mı?
Hepsi kapalı; hepsinin güvenli bir cevabı var: “iyi”, “yok”.
- Bu hafta seni en çok ne yavaşlattı?
- Geçen ay yaptığın işlerden hangisini bir daha yapmak istemezsin?
- Benim yerimde olsan ilk neyi değiştirirdin?
- Söylemeyi düşünüp vazgeçtiğin bir şey var mı?
Hepsi dar; “iyi” cevabı bu sorulara oturmuyor.
Sahadan: 11 dakikalık bire birlerin sonu
Ekipteki en sessiz mühendisle altı ay boyunca haftalık bire bir yaptım. Hepsi kısa sürdü, hepsinden “iyi” çıktı. Yedinci ayda istifa etti. Çıkış konuşmasında söylediği cümle hâlâ aklımda:
“Dört aydır sadece hata düzeltiyordum. Yeni işlerin hepsi başkalarına gidiyordu. Bunu söylemek şikâyet gibi duracaktı, ben de söylemedim.”
Kimse bir şey saklamamıştı. Ben yanlış soruyu sormuştum, o da doğru cevabı vermeye mecbur değildi. Dahası bu bilgi bende zaten vardı — Jira’da dört aylık bir hata listesi olarak duruyordu, hiç bakmamıştım.
O günden sonra bire birlere hazırlıklı giriyorum: beş dakika, kişinin son bir ayda kapattığı işlere bakmak. Bu beş dakika soruyu “nasıl gidiyor”dan çıkarıp “bir aydır ağırlıklı hata düzeltiyorsun, bu senin tercihin mi?”ya çeviriyor. İkisi arasındaki fark, altı aylık bir sessizlik.
Üç soruluk iskelet
Uzun gündem şablonlarını denedim, hiçbiri kalıcı olmadı. Kalıcı olan üç soru oldu:
“Bu hafta seni en çok ne yavaşlattı?” Cevap çoğu zaman insan değil sistem oluyor: kırık test ortamı, bekleyen review, cevap vermeyen başka ekip. Bunlar senin işin; kişinin tek başına çözemeyeceği için sana söylüyor.
Ayda bir kez yeterli. “Bir yıl sonra ne yapıyor olmak istersin?” Bu soruyu hiç sormazsan cevabını istifa mektubunda okursun. Sorduğunda ise elinde bir yön olur — her zaman tutamasan bile.
“Benim neyi farklı yapmam işini kolaylaştırır?” İlk sorduğunda cevap gelmez, normal. Üçüncüde gelmeye başlar. Geldiğinde de yapılacak tek doğru şey var: savunmaya geçmeden not almak.
Küçük ama belirleyici kurallar
- İptal etme, ertele. İptal “önemsiz” demektir; erteleme “önemli ama bugün olmuyor” demektir. Aradaki fark karşı taraf için büyük.
- Not tut, hafızana güvenme. Geçen ay konuşulan bir şeyi bu ay hatırlamak, “dinlendim” hissinin en ucuz ve en güçlü yolu.
- Kriz haftasında feda etme. En çok ihtiyaç duyulan hafta, tam da bire birin ilk iptal edildiği haftadır.
- Yürüyerek de olur. Toplantı odasında söylenmeyen çok şey kahve kuyruğunda söyleniyor.
Kontrol listesi
- Bu kişinin son bir ayda ne yaptığına baktım mı?
- Geçen görüşmenin notunu açtım mı, bir söz vermiş miydim?
- Gündemi ben mi getiriyorum, o mu? (Ben getiriyorsam sebebi ne?)
- Soracağım en az bir soru dar ve somut mu?
- Son üç toplantının kaçını iptal ettim?
- Bu kişiden en son ne zaman kötü bir haber duydum? (Hiç duymadıysam bu iyi bir işaret değil.)
Sonuç
Bire bir, takvimde 30 dakika ayırmakla kurulmuş olmuyor. Kurulduğunun tek kanıtı var: insanların kötü haberleri sana geç değil erken getirmesi.
Herkesin her hafta “iyi” dediği bir ekip, iyi bir ekip değil. Sadece konuşulmayan bir ekip.