İşten Çıkarmak: Sürpriz Değil, Son Adım

Sahadan: “Bunu ilk kez duyuyorum”

Raporlama ekibinde orta seviyede bir backend mühendisiydi. Son altı ayda üstlendiği 11 işin 7’si sprint içinde bitmemişti. İki kez canlıda hata çıkmıştı; birinde gün sonu işlem raporu düzenleyici kuruma 40 dakika geç gitti.

Bunların hepsini bire birlerde konuşmuştum. Ya da öyle sanıyordum. Söylediğim cümleler şunlardı: “Biraz hızlanmamız lazım.” “Şu rapor işine bir daha bakalım.” “Sprint sonunu biraz daha sıkı tutalım.” Hiçbirinde “bu devam ederse burada çalışamazsın” yoktu. Hiçbiri yazılı değildi.

Karar, ikinci canlı hatasından sonraki hafta içimde oluştu. Son konuşma 40 dakika sürdü. Otuz dakikasını kararı savunarak geçirdim, çünkü karşımdaki insan her cümlede haklı olarak “ne zaman söyledin?” diye soruyordu. Elimde bir tarih yoktu.

Sürpriz neden senin hatan

İma ettiğin şey, karşı taraf için söylenmemiş şeydir. “Biraz hızlanmamız lazım” cümlesini her ekipte her hafta biri duyuyor. O cümleden “işim tehlikede” sonucunu çıkaran kimse yok. Çıkarmaması da doğru.

Geri bildirimin nasıl verileceğini ayrı bir yazıda anlatmıştım: olay, etki, beklenti. O yazıda bir kural vardı: aynı şeyi üçüncü kez söylüyorsan artık geri bildirim aşamasından çıkmışsındır. Bu yazı oradan başlıyor. Performansın nasıl ölçüleceği de başka bir konu; burada ölçümün bittiğini, sorunun belli olduğunu varsayıyorum.

Asıl kaçırdığım şuydu: yumuşak cümleler karşımdakini korumuyordu, beni koruyordu. Dokuz ay boyunca kendi rahatsızlığımı erteledim. Faturası ona, son konuşmada, tek seferde kesildi.

Yazılı beklenti, somut süre, ara kontrol

İkinci kez aynı noktaya geldiğimde sırayı değiştirdim. Üçüncü konuşmadan sonra bir sayfa yazdım ve ikimiz de okuduk. İçinde dört şey vardı: neden, beklenti, destek, tarih.

GELISIM PLANI  -  6 hafta, 2 haftada bir kontrol
------------------------------------------------------------
Neden      : Son 6 ayda ustlenilen 11 isin 7'si sprint icinde
             bitmedi. 2 canli hatasi.
Beklenti 1 : Ustlenilen is sprint icinde biter ya da en gec
             sprint ortasinda "bitmeyecek" diye haber verilir.
Beklenti 2 : Canliya cikan her PR'da test ve geri alma adimi var.
Beklenti 3 : Her Cuma isin durumu 3 satirla yazilir.
Destek     : Haftada 1 saat kidemli bir muhendisle eslesme.
Kontrol    : 2. hafta, 4. hafta, 6. hafta. Her kontrolun
             sonucu yazili, iki taraf da okur.
Sonuc      : 6. haftada her madde "karsilandi" ya da
             "karsilanmadi". Karsilanmadiysa is iliskisi biter.
             Bu satir planda ACIKCA yazar.

Son satır en zor yazılan satır. Ama o satır yoksa plan bir gelişim önerisi gibi okunuyor ve kişi ciddiyetini ancak altıncı haftada anlıyor. Yani sürprizi sadece ertelemiş oluyorsun.

Neden altı hafta

İki sprintten kısa bir süre, gürültüyü ölçer; bir sprintte kötü şans olur. Üç aydan uzun bir süre ise iki tarafı da yorar ve ekip durumu fark eder. Bizim iki haftalık sprintimizde altı hafta, üç tam sprint ediyor. Az değil, çok da değil.

Ara kontroller tarih verir

Ara kontrolün asıl işi bir tarih üretmek. Altıncı haftada “bu karara nasıl geldik?” sorusu geldiğinde cevabın bir izlenim değil, bir kronoloji olması gerekiyor. İkinci seferdeki kronoloji şuydu:

Kendime koyduğum test şu: kronolojiyi tek sayfaya yazamıyorsam, karara hazır değilim. O durumda yapılacak şey son konuşma değil, bir sonraki ara kontrol.

Plan geçilebilir olmalı

Kararı içinde verdiysen dürüst olan yol plan değil, doğrudan konuşmadır. İK ve hukukla ne yapılabileceğini önceden konuş. Ama olmayan bir şans varmış gibi davranma.

Son konuşma: kısa, net, tartışmaya kapalı

İlk seferde 40 dakika konuştum, çünkü elimde tarih yoktu ve kararı konuşma içinde savunmam gerekiyordu. İkinci seferde 12 dakika sürdü. Arada değişen tek şey, konuşmanın bir karar değil, bir bildirim olmasıydı. Karar altıncı haftada, iki tarafın da gördüğü bir sayfada zaten verilmişti.

SON KONUSMA  -  10-15 dakika, IK'dan biri odada
------------------------------------------------------------
1. Ilk cumle karar : "Bugun is iliskimizi sonlandiriyoruz."
2. Tek cumle neden : "Plandaki 3 beklentiden 2'si karsilanmadi.
                      Bunu 2. ve 4. haftada da konustuk."
3. Sonra ne olacak : son gun, odemeler, erisimler, referans.
4. Sus ve dinle    : kararin tartismasini acma, yeniden savunma.
5. Bitir           : "Bugun sorun olursa IK'ya, yarin bana da
                      yazabilirsin."

YAPMA: ilk 5 dakikayi hava durumuyla gecirmek.
YAPMA: "benim de elimde degildi" demek (senin kararin).
YAPMA: planin maddelerini yeniden tek tek tartismak.

Kararı ilk cümlede söylemek sert görünüyor. Ama karşındaki insan odaya girdiği an neden orada olduğunu biliyor; İK’dan birini görmek yeterli. Her ekstra dakika onun için bekleme, senin için rahatlama. Dinlemek başka, pazarlık başka: kişi söylemek istediğini söyler, sen karşılık olarak kararı yeniden açmazsın.

“Bu karara nasıl geldik?”

Bu soru her seferinde geliyor. İlk seferde cevabım bir izlenimdi: “Son aylarda işler istediğimiz gibi gitmedi.” Karşımdaki insan bu cümleyle haklı olarak tartışmaya girdi, çünkü izlenime itiraz edilebilir. İkinci seferde cevabım kronolojiydi: “Üçüncü konuşmada planı kurduk. İkinci haftada iki madde tutuyordu, dördüncü haftada bir. Dördüncü haftada iki hafta kaldığını konuştuk.” Tarihe itiraz edilmiyor. Kişi yine üzgündü, ama tartışacak bir şey kalmamıştı.

Burada bir tuzak var: kronolojiyi okurken yeniden savunmaya geçmek. Tek sefer söyle, sonra sus. Kişi “ama o hafta şu oldu” diyorsa dinle; o konuşmanın yeri dördüncü hafta kontrolüydü, bugün değil.

Kalan ekibe ne, ne kadar

İlk seferde iki gün hiçbir şey söylemedim. “Kişiye saygı” diye düşünmüştüm. O iki günde boşluğu söylenti doldurdu: reorg mu vardı, küçülme mi, sırada kim vardı? Sonraki hafta üç kişi bire birde, farklı kelimelerle, aynı şeyi sordu: “Ben iyi gidiyor muyum?”

İkinci seferde aynı gün, 17:30’da, beş dakika konuştum.

Sol sütun ekibin güvenliği için, sağ sütun ayrılan kişinin onuru için. İkisi çelişmiyor. Ekibin asıl sorusu “neden gitti” değil, “bana da olur mu, olursa haberim olur mu”. Buna verilecek en iyi cevap, ekipteki herkesin kendi bire birlerinde zaten net bir tablo duyuyor olması. Bunun nasıl kurulacağı bire bir yazısında. Psikolojik güvenliği bir ayrılık kadar hızlı sarsan az şey var.

Erişim ve işin devri

İlk seferde iki hata yaptım. VPN ve canlı veritabanının okuma kopyasına erişimi altı gün açık kaldı; kimse kapatma listesinin sahibi değildi. İkincisi daha pahalıydı: raporu kurum portalına yükleyen gece işinin sertifikası onun kişisel hesabına bağlıydı. Yeni sertifikayı almak iki iş günü sürdü, o iki gün raporu portala elle yükledik.

Erişim kapatmanın neden “ortalama” değil “en uzun süre” ile ölçülmesi gerektiğini güvenlik denetimi yazısında anlatmıştım. Bir ayrılıkta açık kalan tek hesap, bütün süreci anlamsız kılıyor.

İnsana saygı

Kararın doğru olması, kişinin kötü biri olduğu anlamına gelmiyor. Çoğu zaman yanlış işte, yanlış ekipte ya da yanlış zamanda olan iyi bir insan. Birkaç kural:

• Masasını toplarken ekibin önünden geçirmiyoruz. Eşyaları için ertesi sabah erken saat ya da kargo seçeneği.
• Veda mesajını kendisi yazmak isterse yazar. Ekip kanalına, kendi cümleleriyle.
• Referans dürüst olur. Neyi iyi yaptığını yazarım. İkinci seferdeki kişinin test disiplini gerçekten iyiydi; bunu yazdım.
• “Bir sonraki işin” konuşması teklif edilir. Zorla değil. İkinci seferde iki hafta sonra bir kahve içtik; nerede daha iyi olacağını konuştuk.

Ne izlemeli?

Bende işe yaramayanlar

• İma etmek. Dokuz ay boyunca “biraz hızlanalım” dedim. Karşı taraf bunu bir uyarı değil, bir sohbet cümlesi olarak duydu. Duyması da normaldi.
• Karar verdikten sonra plan yapmak. Bir kez kararı içimde vermişken dört haftalık plan yazdım. İkinci hafta kontrolünde “Bu zaten bitti, değil mi?” dedi. Haklıydı. Kalan iki hafta ikimiz için de boşa geçti.
• Son konuşmayı yumuşatmak. İlk beş dakika “nasılsın, hafta nasıl geçti”. Karşımdaki insan neden orada olduğunu biliyordu; o beş dakika yalnızca bekleme süresini uzattı.
• Ekibe sessiz kalmak. Saygı sandım. İki günlük sessizlik, üç kişinin kendi işinden şüphe etmesine yol açtı.

Kontrol listesi

Sonuç

O Salı günü odadaki üç kişiden en az hazırlıklı olan bendim. Karar belki doğruydu. Ama dokuz ay boyunca yazmadığım her cümle, son 40 dakikada tek tek önüme geldi.

İkinci seferde karar yine ağırdı; kolaylaşan bir şey olmadı. Değişen şey, karşımdaki insanın odaya girerken ne duyacağını bilmesiydi. Konuşmanın sonunda “Evet, bunu biliyordum” dedi. Bir işten çıkarma konuşmasından duyabileceğin en iyi cümle bu.

Test şu: ekibinde düşük performans gösteren biri varsa, işinin tehlikede olduğunu bugün biliyor mu? Bilmiyorsa, o sürprizi ona sen hazırlıyorsun.