Takvim: Doluluk Değil, Odak Bloğu

Doluluk neden yanlış ölçü

Bir mühendisin günü 7 saatlik bir çekirdekten oluşuyor: 09:30–17:30, arada öğle. Haftada 35 saat. Bunun 11 saati toplantıysa kâğıt üzerinde 24 saat çalışma kalıyor. Kulağa makul geliyor.

Ama o 24 saat tek parça değil. 10:00’da 30 dakikalık bir toplantı, 11:30’da bir tane daha. Aradaki bir saat “boş” görünüyor. Gerçekte o bir saatin ilk 15 dakikası önceki toplantının mesajlarına, son 15 dakikası sonrakine hazırlığa gidiyor. Kalan yarım saatte bir ödeme akışının hatasını ayıklamaya başlamıyorsun. Mail okuyorsun.

Bizim işte bu fark daha da büyük. Bir emir iletim servisindeki yarış durumunu ayıklamak, kafanda üç servisin durumunu aynı anda tutmayı gerektiriyor. O durumu kurmak 30–40 dakika sürüyor. Bir toplantı onu sıfırlıyor.

Sahadan: saati kıstım, blok gelmedi

O Salı akşamı ilk tepkim klasikti: toplantıları azaltmak. Ekibe bir mesaj attım, her tekrarlayan toplantıyı tek tek sorguladık. 14 tekrarlayan toplantının 5’ini sildik, 2’sini birleştirdik. İki hafta sonra kişi başı toplantı süresi 11 saatten 7,5 saate inmişti. Sonucu gururla retrospektife getirdim.

Sonra ekipten biri sordu: “Peki kaç tane iki saatlik blok kazandık?” Saymadım demek zorunda kaldım. O akşam altı kişinin takvimini dışa aktarıp saydım. Kişi başı haftalık medyan 2’den 3’e çıkmıştı. Toplantıların üçte birini silmiş, odak zamanına neredeyse hiç dokunmamıştım.

Sebep, kalan toplantıların yeriydi. Grooming Salı 10:00’daydı. Operasyon ekibiyle haftalık senkron Çarşamba 11:30’daydı. Silinen toplantılar genelde öğleden sonrakilerdi, çünkü en sıkıcıları onlardı. Sabahın ortasındaki toplantılar yerinde kaldı. Ve en kötüsü: altı bire birin dördünü ben sabah 10:00’a koymuştum, her biri farklı güne.

Yanlış soruyu sormuştum. “Kaç saat toplantı var?” değil, “toplantılar nerede ve arada ne kalıyor?” sorusu gerekiyordu.

Maker ve manager takvimi

Paul Graham’ın 2009’daki yazısından beri bilinen bir ayrım var, ama ben onu kendi takvimimde görene kadar anlamamışım. İki farklı gün türü var:

Sorun iki takvimin var olması değil. Sorun, manager takvimindeki birinin maker takvimindeki birine kendi ölçeğiyle toplantı koyması. Ben “sadece 30 dakika” diyordum. Karşı taraf için o 30 dakika sabahın tamamıydı.

Nasıl kurduk

1. Sabahlar toplantısız, öğleden sonralar toplu

Pazartesi–Perşembe 09:30–12:30 arası ekibe toplantı konmuyor. Daily 09:15’te, çekirdekten önce bitiyor. Bütün tekrarlayan toplantılar 13:30–16:30 arasına sıkıştırıldı. 16:30 sonrası yine boş. Cuma sabahı sprint törenlerine ve grooming’e ayrıldı.

          PZT       SAL       CAR       PER       CUM
09:15     daily     daily     daily     daily     daily
09:30  +---------+---------+---------+---------+ sprint torenleri
       |  ODAK   |  ODAK   |  ODAK   |  ODAK   | / grooming
12:30  +---------+---------+---------+---------+
12:30     ogle arasi
13:30     toplanti penceresi (tekrarlayanlarin hepsi burada)
16:30     serbest: ne toplanti ne zorunlu kanal

# ODAK = toplanti yok, kanal okunmaz, yalnizca kalkan kesilebilir
# Istisna tek: canli sistemde olay. Onu kimse "toplanti" saymiyor.

İlk itiraz operasyondan geldi: onların senkronu sabah olmak zorundaydı, çünkü açılış seansından sonraki ilk saatin sorunlarını konuşuyorlardı. Çözüm: o toplantıya ekipten kimse gitmiyor, ben gidiyorum ve çıkan işi 12:30’da kanala yazıyorum. Kural ekibin sabahını koruyor, benim sabahımı değil.

2. Toplantı bütçesi

Silinen toplantılar geri geliyor. Üç hafta içinde iki yeni tekrarlayan toplantı takvime girmişti, ikisi de iyi niyetle. Bu yüzden hayır listesi mantığını takvime uyguladık: bir tavan ve bir değişim kuralı.

daily                  5 x 15 dk   = 1 sa 15 dk
grooming               haftalik    = 1 sa
sprint torenleri       2 haftada 3 sa = 1 sa 30 dk
bire bir               haftalik    = 30 dk
-------------------------------------------------
toplam tekrarlayan                 = 4 sa 15 dk
tavan                              = 6 sa

KURAL 1 : Yeni tekrarlayan toplanti ancak biri silinirse girer.
KURAL 2 : Tekrarlayanlarin hepsi 13:30-16:30 penceresinde.
KURAL 3 : Tavan asilirsa bir sonraki retronun ilk maddesi.
KURAL 4 : Tek seferlik toplanti butceye girmez ama
          sabaha konamaz.

Tavanın 6 saat olması bilimsel değil. Önemli olan tavanın var olması: yeni bir toplantı önerildiğinde konuşma “bu faydalı mı?” sorusundan “bunun yerine hangisini siliyoruz?” sorusuna dönüyor. Her toplantı faydalıdır. Ama her toplantı bir şeyin yerine gelir.

3. Kesintiyi tek kişiye toplamak

Toplantısız sabah, kanal mesajları durmazsa işe yaramıyor. Operasyon ve destek ekibinden günde onlarca soru geliyordu: “Bu emir neden reddedildi?”, “Bu müşterinin ekstresi neden eksik?” Herkes herkese soruyordu.

Haftalık bir kalkan rotasyonu kurduk. O hafta bir kişi kanaldaki bütün soruları alıyor; diğerleri kanalı yalnızca 12:30’da ve 16:30’da okuyor. Haftada ortalama 35 soru geliyor, 28’ini kalkan tek başına kapatıyor. Kalanlar öğleden sonraya sıraya giriyor.

Bunun bir bedeli var ve saklamıyoruz: kalkan haftasında o kişinin blok sayısı 2’ye düşüyor. Sprint planlamasında o kişiyi yarım kapasite sayıyoruz. Beş kişinin sabahı, bir kişinin haftasına değiyor.

4. Yöneticinin kendi takvimi

Bunu en son yazıyorum ama en çok ben değiştirdim. Kendi takvimime baktığımda haftada 26 toplantının 9’unun ekibin sabahına düştüğünü gördüm: bire birler, “iki dakika konuşalım” diye açtığım görüşmeler, bir mimari soruyu sabah sormak için kurduğum kısa toplantılar.

Bire birlerin hepsini öğleden sonraya aldım. “İki dakika” görüşmeleri yazılı soruya çevirdim: öğleden sonra cevap gelsin yeter. Acil olan tek şey canlıdaki olay; onun dışında sabah 10:00’da cevaplanması gereken hiçbir sorum yokmuş.

Bir yan etkisi de oldu: kendi takvimimde de bir blok açıldı. Ekibin sabahına toplantı koymayınca benim sabahlarım da boşaldı. Perşembe sabahını kendime ayırdım: yazılı kararlar, yol haritası, uzun cevap isteyen mesajlar. Yönetici de bazen maker takvimine ihtiyaç duyuyor; sadece bunu kendisi fark etmiyor, çünkü dolu takvim ona iş yapıyormuş gibi hissettiriyor.

Blokları saymak

Blok sayısı ölçülmezse iki ay içinde eski hâline dönüyor. Takvim dışa aktarımından her kişi için günlük blokları sayan küçük bir betik yazdık. Tanım bilerek basit:

from datetime import time, timedelta, datetime, date

CEKIRDEK = (time(9, 30), time(17, 30))
OGLE = (time(12, 30), time(13, 30))
ESIK = timedelta(hours=2)   # 2 saatten kisa bosluk blok sayilmaz

def fark(a, b):
    # iki saat arasindaki sure
    return datetime.combine(date.min, b) - datetime.combine(date.min, a)

def gunluk_blok(toplantilar):
    # ogle arasi da bir toplanti gibi blogu boler
    dolu = sorted(toplantilar + [OGLE])
    bas, sayi = CEKIRDEK[0], 0
    for t_bas, t_bit in dolu:
        if fark(bas, t_bas) >= ESIK:
            sayi += 1
        bas = max(bas, t_bit)
    if fark(bas, CEKIRDEK[1]) >= ESIK:
        sayi += 1
    return sayi   # gunde en fazla 2, haftada en fazla 10

Betik mükemmel değil. Takvimde olmayan kesintiyi, yani kanaldaki mesajı görmüyor. Ama takvimdeki kesintiyi görüyor ve bu, düzeltebileceğimiz kısmın çoğu.

Altı haftanın sonunda tablo şöyleydi:

İki şeye dikkat. Birincisi, ikinci denemede toplantı saati arttı: 7,5’ten 8’e. Bazı konuşmalar öğleden sonraya sıkışınca ayrı toplantıya dönüştü. Blok sayısı yine de iki katından fazla arttı. İkincisi, yarım kalan story sayısındaki düşüşün hepsini takvime yazmıyorum; aynı dönemde sprint kapsamını da küçülttük. Emin olduğum tek satır blok satırı.

Nasıl bozuluyor

Kural kurmak kolay, iki ay tutmak zor. Yedinci haftada medyan 7’den 5’e düştü. Sebeplere baktığımda üç tanesi öne çıktı:

• Tek seferlik toplantının kopyası. Biri Perşembe sabahı “bir kerelik” toplantı açtı, sonraki hafta aynı daveti kopyaladı. Üç hafta sonra fiilen tekrarlayan bir toplantıydı ve bütçede görünmüyordu.
• Başka ekiplerin davetleri. Kural bizim ekibin içindeydi. Risk ve operasyon ekipleri bilmiyordu; sabah 10:00 davetleri gelmeye devam etti. Takvimde “sabah penceresi” açıklamasını herkese açık yaptık, reddetmeyi de ben üstlendim.
• Yoğun hafta. Çeyrek sonu raporlama haftasında herkes “bu hafta istisna” dedi. İstisna iki hafta sürdü. Kural ancak yoğun haftada da tutulursa kural oluyor.

Üçünün ortak noktası şu: hiçbiri kötü niyet değil. Takvim, kimse karşı koymazsa kendiliğinden dolan bir şey. Bu yüzden blok sayısını her retrospektifte ekrana açıyoruz; düşüş varsa ilk madde oluyor.

Ne izlemeli?

Bende işe yaramayanlar

• Toplantısız Çarşamba. İlk denemem tek bir tam gündü. Toplantılar Salı ve Perşembe’ye yığıldı, Çarşamba da iki günün birikmiş mesajlarını okuyarak geçti. Blok sayısı 2’den 3’e çıktı, o kadar. Dört kısa sabah, bir uzun günden iyi çalıştı.
• Takvime “Odak” diye sahte toplantı koymak. Herkes kendi takvimine koydu, kimse saygı göstermedi. Sahte toplantı taşınabilir görünüyor; üstüne toplantı konuldu, sahibi de kabul etti. Kural ekip kuralı olunca işe yaradı, kişisel tercih olarak kaldığında yaramadı.
• Slack durumunu “odakta” yapmak. Durum görünüyordu, soru yine geliyordu. Soran kişinin gidecek bir yeri yoksa durum mesajı bir şey değiştirmiyor. Kalkan rotasyonu o yeri verdi.

Kontrol listesi

Sonuç

O Salı akşamı kıdemli mühendisin söylediği cümle bir toplantı şikâyeti değildi. Bir ölçüydü: “iki saat üst üste boş olduğum tek yer.” Ben onu toplantı saati olarak duydum ve iki hafta boyunca yanlış şeyi düzelttim.

Bugün toplantı saatimiz 11’den 8’e inmiş durumda, ama asıl değişen o değil. Aynı hafta içinde herkesin dört kesintisiz sabahı var ve bunu her hafta sayıyoruz. Toplantıları azaltmak amaç değildi; bir yan etkiydi.

Test şu: ekibindeki en kıdemli kişi, bu hafta iki saat üst üste nerede boş olduğunu takvimine bakmadan söyleyebiliyor mu? Söyleyemiyorsa takvim dolu değil, parçalanmış demektir.